Uma das maiores dúvidas de quem começa a recrutar como freelancer é: quanto cobrar? E como? Success fee sobre salário? Valor fixo por vaga? Percentual mensal?
Segundo levantamento da Catho com 450 Recrutadores independentes em 2025, 42% dos freelancers não têm um modelo de fee documentado e 28% já deixaram de cobrar pelo menos um processo por falta de registro.
Este guia explica os modelos mais usados no mercado brasileiro, como calcular cada um e como escolher o modelo certo para cada cliente.
Modelos de cobrança no mercado
Existem quatro modelos principais de fee no mercado de recrutamento brasileiro. Cada um tem vantagens e riscos. A escolha depende do perfil da vaga, do cliente e da sua estratégia.
| Modelo | Como funciona | Risco para o recruiter | Melhor para |
|---|---|---|---|
| Success fee | % do salário, pago ao fechar | Alto (pode trabalhar sem ganhar) | Vagas de média/alta gerência |
| Valor fixo | Valor combinado por vaga | Médio (pode subestimar esforço) | Vagas operacionais de volume |
| Retainer + fee | Adiantamento + % menor no fechamento | Baixo (retainer cobre custo fixo) | Vagas difíceis, busca exclusiva |
| Pacote de vagas | Desconto por volume | Baixo (receita previsível) | Clientes recorrentes |
1. Success fee sobre salário
É o modelo mais comum. Você cobra um percentual do salário do candidato contratado. Só recebe se a vaga for preenchida.
Como calcular: Fee = Salário bruto mensal × Percentual. Exemplo: salário de R$ 8.000 × 20% = R$ 1.600 de fee.
| Nível da vaga | Percentual praticado | Exemplo (salário R$ 8.000) |
|---|---|---|
| Operacional (assistente, atendente) | 15-18% | R$ 1.200-1.440 |
| Pleno/Analista | 18-22% | R$ 1.440-1.760 |
| Média gerência (coordenador, gerente) | 20-25% | R$ 1.600-2.000 |
| Executivo (diretor, C-level) | 25-30% | R$ 2.000-2.400 |
Vantagem: fácil de explicar ao cliente. O risco é compartilhado — se não fechar, ninguém paga.
Risco: se a vaga demorar 3 meses para fechar ou for cancelada, você trabalhou de graça. Esse modelo favorece vagas que fecham rápido.
2. Valor fixo por vaga
Valor fixo independente do salário. Combina antes de começar. Exemplo: R$ 3.000 por vaga fechada.
Quando usar: vagas operacionais de alto volume (atendente, vendedor, operador), onde o salário é baixo e o success fee sobre salário não compensa. Também funciona para vagas com salário indefinido.
Como calcular: estime as horas que vai dedicar × seu valor/hora desejado. Se uma vaga demanda 20 horas e você quer ganhar R$ 150/hora, o fee é R$ 3.000.
| Tipo de vaga | Horas estimadas | Fee sugerido (R$ 150/h) |
|---|---|---|
| Operacional simples | 10-15h | R$ 1.500-2.250 |
| Técnica plena | 15-25h | R$ 2.250-3.750 |
| Especialista/gerência | 25-40h | R$ 3.750-6.000 |
| Executiva | 40-60h | R$ 6.000-9.000 |
Vantagem: previsibilidade para ambas as partes. O cliente sabe quanto vai pagar, você sabe quanto vai receber.
Risco: se subestimar o esforço, pode não compensar. Defina escopo claro (número máximo de candidatos, prazo do processo).
3. Retainer + success fee
O cliente paga um valor adiantado (retainer) para garantir sua dedicação, e um success fee menor no fechamento.
Exemplo: R$ 2.000 de retainer + 10% de success fee. Se o salário for R$ 10.000, o total é R$ 2.000 + R$ 1.000 = R$ 3.000.
Quando usar: vagas difíceis de preencher, busca exclusiva, ou quando o processo pode demorar mais de 30 dias. O retainer cobre seu custo fixo enquanto trabalha.
| Cenário | Retainer sugerido | Success fee | Total estimado |
|---|---|---|---|
| Vaga técnica difícil | R$ 2.000-3.000 | 10-15% | R$ 3.000-5.000 |
| Busca exclusiva/headhunting | R$ 3.000-5.000 | 10-12% | R$ 5.000-8.000 |
| Projeto de volume (5+ vagas) | R$ 5.000-8.000 | 8-10% | Variável |
Vantagem: reduz seu risco. Mesmo se a vaga for cancelada, o retainer já foi pago.
Risco: cliente pode resistir a pagar adiantado. Funciona melhor quando você já tem reputação ou quando a vaga é comprovadamente difícil.
4. Pacote de vagas
Ofereça preço por pacote: 5 vagas com desconto, 10 vagas com desconto maior. Exemplo: R$ 2.500/vaga avulsa, R$ 2.000/vaga no pacote de 5.
| Pacote | Preço/vaga | Desconto | Total |
|---|---|---|---|
| 1 vaga (avulsa) | R$ 2.500 | — | R$ 2.500 |
| 5 vagas | R$ 2.000 | 20% | R$ 10.000 |
| 10 vagas | R$ 1.750 | 30% | R$ 17.500 |
| 15+ vagas | R$ 1.500 | 40% | Sob negociação |
Quando usar: cliente recorrente com volume previsível. Funciona como contrato trimestral ou semestral.
Vantagem: previsibilidade de receita para você. Fidelização do cliente com preço melhor.
Risco: se o cliente abrir poucas vagas, você deu desconto por nada. Defina validade (ex: 6 meses) e mínimo de vagas.
Como escolher o modelo certo
Não existe modelo universal. A escolha depende de três fatores:
Perfil da vaga: vagas executivas pedem success fee alto. Vagas operacionais pedem valor fixo. Vagas difíceis pedem retainer.
Perfil do cliente: startup aceita success fee (cash flow apertado). Empresa consolidada aceita retainer. Cliente recorrente aceita pacote.
Sua posição: se você está começando, success fee é mais fácil de vender. Se já tem reputação, pode cobrar retainer. Se tem volume, pacotes fazem sentido.
| Sua situação | Modelo recomendado | Por quê |
|---|---|---|
| Começando, sem portfólio | Success fee 18-20% | Fácil de vender, sem barreira |
| 6+ meses, reputação | Retainer + fee | Reduz risco, aumenta ticket |
| Cliente recorrente | Pacote de vagas | Previsibilidade, fidelização |
| Vagas operacionais | Valor fixo | Salário baixo não justifica % |
Dica: tenha 2-3 modelos prontos e apresente ao cliente como opções. Deixe ele escolher. Isso passa profissionalismo e flexibilidade.
Como controlar cobranças na prática
Documentar o combinado é metade. A outra metade é controlar quem deve, quanto e quando.
Se você usa planilha para controlar cobranças, vai perder alguma. Processo fechou mês passado, você estava focado em outra vaga, esqueceu de cobrar. Isso acontece mais do que deveria.
No Recrutor, o combinado comercial é registrado no cadastro do cliente. Quando a vaga fecha, o financeiro registra a cobrança automaticamente. Nada se perde.
Garantia de reposição
A maioria dos clientes espera garantia: se o contratado sair nos primeiros 30-90 dias, você repõe sem custo. Isso é padrão no mercado.
| Nível da vaga | Prazo de garantia padrão |
|---|---|
| Operacional | 30 dias |
| Pleno/Analista | 60 dias |
| Gerência/Coordenação | 90 dias |
| Executivo/C-level | 90-120 dias |
Importante: deixe claro que a garantia não cobre desligamento por reestruturação, demissão em massa ou mudança de estratégia da empresa. Só se aplica quando o candidato não performou.
Registre a garantia no combinado comercial por escrito. Nunca aceite garantia verbal.
Checklist prático
- 1Defina 2-3 modelos de fee que funcionam para sua operação
- 2Calcule seu valor/hora desejado para validar fees fixos
- 3Sempre documente o combinado por escrito antes de começar
- 4Inclua cláusula de garantia com prazo e condições
- 5Use ferramenta com financeiro integrado para não perder cobranças
- 6Revise seus fees a cada 6 meses com base nos resultados
Perguntas frequentes
Quanto cobrar de success fee no recrutamento?+
O padrão no Brasil é 15-30% do salário bruto mensal. Vagas operacionais: 15-18%. Média gerência: 20-25%. Executivas: 25-30%. Ajuste conforme dificuldade e exclusividade.
Devo cobrar success fee ou valor fixo?+
Success fee funciona melhor para vagas com salário alto (acima de R$ 5.000). Valor fixo funciona melhor para vagas operacionais de alto volume. Retainer é ideal para vagas difíceis.
Como controlar cobranças de recrutamento?+
Registre o combinado no cadastro do cliente. Quando a vaga fechar, gere a cobrança com base no combinado. Use ferramenta com financeiro integrado (como o Recrutor) para não perder cobranças.
O que é garantia de reposição?+
Se o candidato contratado sair nos primeiros 30-90 dias, você repõe sem custo adicional. É prática padrão no mercado. Documente prazo e condições no combinado comercial.
Leia também
Pronto para profissionalizar sua operação?
O Recrutor centraliza clientes, vagas, candidatos, pipeline e financeiro em um só lugar. Sem complexidade de enterprise.